Control de gastos: funcionamiento y configuración


¿Qué es?

El control de gastos nos permite controlar las entradas (ingresos) y salidas (gastos) de caja o banco. En definitiva, nos permite tener un control de tesorería de la entidad de una forma visual y sencilla.

Para acceder nos situaremos en la página principal y, en el recuadro de la parte inferior derecha, encontramos al sección Gastos. En el interior de dicha sección encontramos el Control de gastos. Hacemos clic.

Configuración

Podemos definir la tipología de gasto añadiendo las distintas tipologías que son configurables. Podemos aplicar algún código interno de la entidad, aplicar cuentas contables o bien definir las tipologías de forma más general como suministros, alquiler, material, etc. Des de la misma página de control de gastos nos dirigimos a Añadir tipología

A continuación seleccionamos la opción Nueva Tipología Control Gastos. Esta opción nos permitirá generar una nueva tipología personalizada.

Rellenamos el formulario tal cual nos hayamos organizado, ya sea por código interno, cuenta contable o tipología general. Una vez hemos terminado guardamos y la nueva tipología aparecerá automáticamente en el menú.

También podemos configurar los intervalos de tiempo en Añadir intervalos, siguiendo el mismo proceso que con Añadir Tipologías.

Esta opción nos permitirá crear un intervalo de nuestro control de gastos personalizado:

Añadimos un nombre para posteriormente localizar nuestro intervalo personalizado, aplicamos la fecha que queremos que aparezca y ¡listo!

Una vez guardado podemos visualizarlo en la sección Intervalos Control Gastos.

¿Cómo funciona?

Para hacer una búsqueda de gastos (entradas y salidas) podemos filtrar por fecha (intervalo de tiempo), así como por tipología y por tipo de pago (caja o banco). Por ejemplo, si quiero saber cuánto ha salido durante el último año en concepto de alquiler, selecciono la tipología alquiler en el periodo de un año, y me salen las cuentas.

Filtrado por fecha del 01-01-2016 al 01-01-2017:

Filtrado por tipología: Alquiler pistas

Nos fijamos que anteriormente ya hemos filtrado por fecha, y que sólo aparecerá la tipología indicada (Alquiler pistas) en dicho periodo de tiempo (del 01-01-2016 al 01-01-2017)

Cada vez que necesitemos añadir un gasto o beneficio, tan sólo tenemos que añadirlo en la línea de control de gastos.

Cumplimentamos todos los datos:

  • Tipo: debe o haber
  • Tipología: dónde queremos englobar el gasto o ingreso
  • Concepto: concepto con el que lo vamos a identificar posteriormente
  • Adjuntar archivo: podremos añadir cualquier tipo de archivo ya sean imágenes, word, pdf o Excel, etc.
  • Fecha: del gasto/ingreso
  • Pago: caja o banco
  • Importe a pagar o ingresar

También existe la opción de añadir de forma automática las remesas o recibos generados a la línea de control de gasto. Cuando generamos una remesa tenemos dicha opción. Para ello nos dirigimos a la página principal y en la sección  Cobros pulsamos sobre Remesa. 

Dentro de esta página hacemos clic en el recuadro azul con el nombre de Nueva remesa.

Visualizaremos una página con la fecha de emisión y la fecha de vencimiento, que configuraremos según lo que nos convenga, y el listado de las Categorías a facturar. Tendremos que hacer clic en el recuadro de las categorías que queramos facturar.

Al finalizar le haremos clic al recuadro azul de la parte superior derecha con el nombre Crear Remesa.

A continuación podremos visualizar una página con los Recibos de Remesa que se van a realizar y los que no ya que hay algún error en los datos que podremos corregir en la ficha del asociado. También tendremos la opción de generar un fichero Norma 19 o un fichero SEPA o incluso agrupar ambos ficheros. Cuando lo tengamos, le hacemos clic a Guardar y Añadir Línea Control Gastos (recuadro azul de la parte superior derecha, entre el recuadro Guardar y Eliminar Remesa).

Automáticamente el sistema te pedirá que selecciones la tipología de gasto (alquiler, suministros, material, revistas, etc.) y la fecha donde quieres enmarcar dicha remesa para englobarlo en la línea de control de gastos.

¡Listo!